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Mapeo de procesos end to end

Actualizado: 7 abr

Esta semana presenté al leadership de una start up, un análisis de procesos end to end. Me ha gustado mucho este proyecto y quiero compartirte este caso.

El objetivo era analizar oportunidades de mejora en el uso de Airtable, Pipedrive CRM(affiliate link) y G-suite.

Para un directivo, es muy revelador ver por primera vez el proceso core de la empresa en mapa de proceso end to end (de punta a punta).


Pero me refiero al verdadero "AS IS", o al "tal cual es".


Es decir, el proceso tal y como es hoy paso a paso. Mapeado a nivel: actividad, persona y tecnología, con todos sus desperdicios, retrabajos, sobreprocesamiento y demoras.

Mapeo de proceso end to end
Mapeo de proceso end to end

Cuando presentamos lo analizado escuché las siguientes reacciones:

" No sabía que eramos tan dependientes de Airtable"

" ¿Por qué no estamos usando nuestra propia plataforma para esto?"

" ¡Tenemos la información en todos lados! ¡Cómo perdemos tiempo buscando!"

No es fácil verse al espejo. Puede ser muy duro a veces, pero es necesario.


Tiene muchas ventajas:

  • Las oportunidades de mejora se generan de manera orgánica y el sustento para el cambio es muy claro.

  • Las personas toman conciencia de lo que están haciendo, por lo que la implementación y adopción de mejoras es mas sencilla.

Se lo recomiendo a cualquier empresa que:

  • Ha crecido muy rápido y perdió visibilidad de los procesos.

  • Va a comprar un nuevo sistema o realizar un upgrade.

  • Va realizar un cambio importante

  • Busca generar productividad y eficiencia.


A continuación te comparto el caso.

 

CASO DE ESTUDIO


Este caso NO revela información de negocio de nuestro cliente. Ha sido redactado con descripciones generales.

Mapeo de proceso end to end
Mapeo de proceso end to end


1. CONTEXTO

Nuestro cliente es una start up que creció muy rápido. Las personas empezaron a buscar la mejor forma de origanizar y visualizar la información de oportunidades de venta y entrega de servicios a clientes. Iniciaron el uso de Pipedrive y Airtable. Sin embargo, un día dejaron de trabajar algunas personas en la empresa y se perdió mucho conocimiento sobre la forma de trabajo y uso correcto de las herramientas.


2. nECESIDADES

Antes de iniciar el proyecto definimos las siguientes necesidades:


  • Entender quiénes usan que plataforma, para qué proceso se utilizan y cómo se utilizan.

  • Identificar oportunidades de optimización y automatización.

  • Maximizar el uso de las plataformas de manera eficiente.


3. METODOLOGÍA

En AGILIZA analizamos el proceso teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Actividad

  • Rol (persona)

  • Herramienta tecnológica

  • Métrica/ KPIs

  • Dolores, Desperdicios y Riesgos


Mapeo de proceso end to end
Mapeo de proceso end to end

Para mapear un proceso transversal y lograr la adopción de un proceso mejorado, es esencial que los dueños de los procesos participen activamente en la construcción. AGILIZA facilita talleres co-creativos con los dueños de los procesos y los principales stakeholders usando metodología LEAN.


4. RESULTADOS

  • Visibilidad completa del proceso end to end mapeado en conjunto con los dueños de cada área: ventas, proyectos y finanzas.


Mapeo de proceso end to end
Mapeo de proceso end to end

  • Oportunidades de optimización propuestas por las personas de la empresa.

  • Quick wins de pronta implementación.

  • Entendimiento de qué datos están almacenados en cada plataforma, quién los usa y para qué.


5. OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS

Reducir el tiempo de ingreso de datos de negocios ganados para el handsoff de ventas a proyectos . Tiempo actual: 45 minutos por negocio.


15% de los datos que recibe Proyectos y Finanzas tienen errores por parte del equipo de ventas, causando reprocesos constantes.


6. CAUSAS

  • Búsqueda de datos dispersos en muchas herramientas toma mucho tiempo.

  • Llenar la misma información en varias plataformas desconectadas, causa errores

  • Personas desconectadas: no saben que hace sus pares y las personas que trabajan en otras áreas.

  • Las personas no saben aprovechar las herramientas tecnológicas para ser mas productivo el trabajo.


7. soluciones a implementar

Automatizar la entrada de datos de un sistema a otro. Los datos solo se ingresan una vez, luego un bot lleva los datos a las otras plataformas integradas.


Maximizar el uso de las funciones inutilizadas del CRM y Airtable a través de la habilitación y entrenamiento de las personas de ventas, proyectos y finanzas.




Ahora el proyecto ha pasado a la etapa de mejora y estamos en prueba de concepto e implementación.


Si deseas entender, conectar y optimizar tus procesos, personas, sistemas , datos y clientes, contactáctame: carla@agiliza.digital


Hasta la próxima.


Carla


Carla Rodriguez Jungbluth

Founder- Consultant

AGILIZA


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