Cómo evitar y gestionar los duplicados en el CRM

Hace poco detectamos 700 empresas y 1.200 personas duplicadas en el CRM de una empresa. El 18% de la base de datos eran duplicados.

Las fusionamos usando un bot muy eficiente: Dedupely

¿Cómo perjudica tener duplicados en la operación de ventas?

1. No puedes saber cuánto le vendes a cada cliente.

2. No identificas a tus mejores clientes.

3. No puedes fidelizar ni generar compras recurrentes.

4. Se genera confusión por comunicaciones dispersas en cada duplicado.

5. No identificas a tus interlocutores clave.

6. No sabes con qué empresa o contacto tienes más interacción.

7. No puedes identificar los clientes menos rentables.

8. La asignación de cuentas se vuelve incorrecta

¿ Cómo ocurren?

Las principales razones:

Ignorancia del usuario. El usuario no saque que: al crear una nueva persona u organización, Pipedrive identifica en un segundo contactos con nombres idénticos o similares, y detecta si esa persona ya existe mediante correo electrónico o teléfono, advirtiéndote. Esto evita que los vendedores creen duplicados al no asignar ventas recurrentes al mismo contacto.
Importación masiva. Muchos administradores no están bien entrenados en importación masiva. Desconocen como crear personas en empresas existententes, o actualizar algún campo de dato sin crearlas nuevamnte.
Integraciones/automatizaciones mal realizadas. Fuentes de creación de contactos conectadas a Pipedrive que crean contactos antes de buscarlos.
Visibilidad de usuarios cerradas. Puede ser que tu operación comercial maneje datos confidenciales o que la organización de vendedores promueva la competencia y la visibilidad de la base de contactos esté restringida a que los vendedores solo vean los contactos que crean. Se genenran duplicados porque no pueden ver lo que ya existe.