5 señales de que tu empresa ya necesita un CRM

Sofía Rostagno
hace 6 horas
5 min de lectura

Una empresa no siempre necesita un CRM porque le falten leads. A veces lo necesita porque empezó a generarlos y ya no puede hacerles seguimiento.

Después de ocho años implementando Pipedrive, he visto que muchas empresas pueden trabajar durante un tiempo utilizando Excel, correo electrónico, WhatsApp y la memoria de sus vendedores.

El problema aparece cuando el negocio empieza a crecer, llegan más oportunidades y se incorpora al segundo o tercer vendedor. En ese momento, esa forma de trabajar empieza a dejar de ser sostenible.

Estas son cinco señales claras de que tu empresa ya necesita un CRM.

Generas leads, pero no puedes hacer seguimiento a todos

Una campaña, una recomendación o cualquier otra fuente de generación de demanda empieza a funcionar. Los leads comienzan a llegar de manera constante, pero la capacidad de seguimiento del equipo comercial no crece al mismo ritmo.
Los vendedores suelen concentrarse en las personas que contestan inmediatamente y con quienes pueden continuar una conversación.
Mientras intentan cerrar esas ventas, otros leads empiezan a quedarse atrás.
No necesariamente son malos prospectos. Quizás no están tan apurados, necesitan consultar con alguien más o tienen un proceso de decisión más largo. Pero, si nadie programa una próxima actividad, esos leads se enfrían y las oportunidades se pierden.
Esto puede ocurrir en WhatsApp, por correo electrónico, en LinkedIn o por teléfono. El canal es secundario.
El verdadero problema es que el seguimiento depende de la memoria del vendedor o de que el prospecto mantenga activa la conversación.
Un CRM permite registrar cada oportunidad, programar la próxima actividad y saber cuándo es necesario volver a contactar a una persona.
Preparar el reporte comercial toma demasiado tiempO

Cada vendedor tiene su propio Excel y su propia forma de informar el progreso de sus oportunidades.
Cuando el gerente comercial pide la información, todos se ponen a actualizar sus archivos. Los vendedores intentan reconstruir de memoria lo que ocurrió y los líderes tienen que consolidar distintas versiones para preparar un informe general.
La información se actualiza para reportarla, no mientras ocurre la venta.
Además, el Excel muestra una fotografía estática. No siempre permite conocer la cronología completa de una oportunidad:
Cuándo se realizó una llamada.
- Cuándo se envió un correo.
- Qué respondió el cliente.
- Cuándo se presentó una propuesta.
- Qué actividad quedó pendiente.
El problema no es solamente la falta de visibilidad. También es el tiempo que vendedores y gerentes dedican a construir manualmente esa visibilidad.
Ese tiempo podría utilizarse para conversar con los vendedores, entrenarlos, revisar oportunidades y ayudarlos a vender mejor.
Cuando la información se registra en el CRM mientras ocurre la venta, el reporte deja de ser un trabajo adicional. El gerente puede consultar el estado del proceso comercial cuando lo necesita.
Sabes cuánto vendiste, pero no cuánto vas a vender

La venta final siempre se puede medir. El problema es que, cuando solo ves el resultado, ya es demasiado tarde para actuar.
Una empresa necesita saber qué podría cerrar este mes, qué oportunidades podrían avanzar el próximo mes y qué tan cerca se encuentra de cumplir su objetivo comercial.
Si solamente ves el número de ventas, puedes monitorearlo, pero no puedes controlarlo.
Un buen forecast permite detectar anticipadamente que los números no se ven bien y tomar decisiones mientras todavía existe tiempo para actuar:
- Generar nuevas oportunidades.
- Acelerar propuestas o negociaciones.
- Hacer cross-selling.
- Revisar precios o descuentos.
- Invertir en una campaña.
- Dar apoyo adicional a determinados vendedores.
También permite identificar por qué podría incumplirse una meta: falta de oportunidades, poco avance entre etapas, baja conversión o dificultades para cerrar.
Un CRM ayuda a controlar los ingresos futuros de una empresa porque permite relacionar cada oportunidad con un valor, una probabilidad, una etapa y una fecha prevista de cierre.
Tus vendedores dedican demasiado tiempo a tareas manuales y repetitivas

En muchas empresas, la información comercial se encuentra repartida entre distintas herramientas.
Los vendedores tienen que copiar datos, enviar correos similares, crear recordatorios, buscar oportunidades una por una y repetir diariamente tareas administrativas que podrían automatizarse.
Algunas automatizaciones pueden ser muy sencillas.
Por ejemplo:
- Cuando ingresa un lead, enviar automáticamente un correo de recepción.
- Crear una actividad para que el vendedor lo contacte.
- Asignar el lead al responsable correspondiente.
- Recordar una actividad pendiente.
- Filtrar oportunidades con determinadas características.
- Enviar un correo con formato a un grupo de contactos.
Un CRM no solamente organiza el trabajo comercial. También ayuda a hacerlo más rápido.
La automatización no reemplaza al vendedor. Reduce el tiempo que dedica a tareas repetitivas para que pueda concentrarse en conversar con los clientes y avanzar las oportunidades.
La base de contactos está por todos lados

Los contactos están en archivos de Excel, correos electrónicos, cuentas de WhatsApp, teléfonos y perfiles de LinkedIn.
Cada vendedor conoce una parte de la historia, pero la empresa no tiene una base comercial completa.
Si la información está en las herramientas de cada vendedor, la empresa no tiene realmente una base de contactos. Cada persona tiene una parte de ella.
Esto genera problemas muy concretos:
- Nadie sabe con certeza qué contactos tiene la empresa.
- Se pierde la historia de conversaciones y seguimientos.
- Dos vendedores podrían contactar al mismo prospecto.
- Es difícil segmentar o reactivar contactos antiguos.
- Cuando un vendedor deja la empresa, parte de la información puede irse con él.
Centralizar los contactos en un CRM permite que la relación con el cliente pertenezca a la empresa y no solamente a la persona que lo atendió.

Entonces, ¿cuándo es un buen momento para implementar un CRM?

Muchas empresas pueden trabajar sin un CRM durante sus primeras etapas.

Pero cuando incorporan al segundo o tercer vendedor, empiezan a generar más oportunidades y necesitan medir su proceso comercial, esa forma de trabajar deja de ser sostenible.

Ese es un buen momento para implementar un CRM.

Sin embargo, no se trata simplemente de comprar una herramienta.

Antes de configurarla hay que entender:

Cómo vende la empresa.
Dónde se encuentra hoy su información comercial.
Cómo consigue clientes.
Cómo se comunica con ellos.
Cómo está organizado su proceso comercial.
Qué quiere medir y mejorar.

No se trata de empezar por la herramienta. Se trata de empezar por el proceso.

El CRM tiene que reflejar ese proceso y ayudar a la empresa a ordenarlo, medirlo y mejorarlo.

Preguntas frecuentes

¿Todas las empresas necesitan un CRM?

No necesariamente. Una empresa con pocas oportunidades y una sola persona gestionando las ventas puede trabajar durante un tiempo con herramientas sencillas. El CRM se vuelve especialmente importante cuando aumentan los leads, los vendedores y la necesidad de seguimiento y medición.

¿Un Excel puede reemplazar a un CRM?

Excel puede servir al inicio, pero tiene limitaciones cuando varias personas necesitan actualizar información, registrar actividades, consultar la historia de una oportunidad y preparar reportes en tiempo real.

¿Para qué tipo de venta funciona especialmente bien Pipedrive?

Pipedrive funciona especialmente bien cuando vender requiere seguimiento. No importa si el ciclo comercial dura una semana, un mes o seis meses. Lo importante es que exista una oportunidad que tenga que avanzar por un proceso y un vendedor que necesite saber qué hacer después.

¿Qué pasa si los vendedores no utilizan el CRM?

La adopción empieza por el liderazgo. Los vendedores empiezan a usar el CRM cuando sus líderes empiezan a gestionar las ventas desde el CRM, revisar las oportunidades y realizar las reuniones comerciales utilizando esa información.

¿Quieres saber si Pipedrive es adecuado para tu empresa?

En AGILIZA ayudamos a las empresas a entender su proceso comercial, evaluar Pipedrive y configurarlo de acuerdo con su forma de vender.

Cuéntanos cómo gestionas actualmente tus leads y oportunidades. Revisaremos contigo si ha llegado el momento de implementar un CRM y cuál sería la mejor forma de empezar.